Trong thời đại công nghệ số 4.0, các doanh nghiệp đang dần chuyển sang áp dụng ký kết hợp đồng điện tử thay vì hợp đồng giấy. Tuy nhiên, phương thức ký kết này vẫn khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong bài toán quản lý hợp đồng và bảo mật thông tin. >> Tham khảo thêm tại:phần mềm hợp đồng điện tử 1. Định nghĩa Phần mềm hợp đồng điện tử là một giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng giữa các bên. Chỉ cần có kết nối internet là các bên có thể ngay lập tức trình ký, ký kết mà không cần gặp mặt trực tiếp. 2. Phần mềm này giúp giải quyết những vấn đề gì? Chúng ta hãy cùng so sánh quy trình ký kết hợp đồng giấy và quy trình ký kết trên phần mềm để có cái nhìn toàn diện về câu hỏi này: Theo như quy trình ký kết hợp đồng bằng phần mềm, những công đoạn như in hợp đồng, trình ký lên các cấp trưởng phòng, giám đốc, chuyển phát và lưu trữ đã được tự động hóa hoàn toàn. Vậy nên, chúng ta có thể thấy phần mềm hợp đồng điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp: 2.1. Tiết kiệm thời gian: Thông thường, thời gian để hoàn thành ký kết một bộ hợp đồng và chuyển về cho văn thư lưu trữ phải mất từ 5 đến 8 ngày làm việc. Bên cạnh đó, trong đợt dịch covid 19, những phương tiện chuyển phát nhanh như grab, gojek, bee… đã phải ngưng hoạt động theo chỉ thị số 16 của chính phủ nên việc trình ký hợp đồng với khách hàng / đối tác gần như bất khả thi. Việc chậm trễ ký kết chắc chắn sẽ gây ra rất nhiều rủi ro cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Với phần mềm hỗ trợ ký điện tử, việc trình ký hợp đồng và ký kết sẽ chỉ cần vài giây là hoàn thành. 2.2. Tiết kiệm chi phí Chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho một bộ hợp đồng không được nhiều doanh nghiệp thống kê một cách chi tiết. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải bất ngờ vì chi phí để hoàn tất một bộ hợp đồng với đối tác/khách hàng dao động từ 50,000 tới 80,000 VND. Các chi phí này bao gồm: in ấn, chuyển phát, bảo quản lưu trữ … Nếu phát sinh 500 hợp đồng mỗi năm, con số này có thể lên tới 40,000,000 VND. Trong khi đó, chi phí của phần mềm hợp đồng điện tử chỉ bằng 15% con số này, tức là doanh nghiệp tiết kiệm được tới 85% chi phí. 2.3. Tiện lợi trong việc ký kết và bảo quản, lưu trữ Một điểm nổi bật khi sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử mà các giám đốc, quản lý rất yêu thích chính là có thể ký kết mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị (máy tính, laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng…). Hơn nữa, việc bảo quản, lưu trữ hợp đồng giấy là một vấn đề rất nhức nhối. Số lượng hợp đồng càng lớn thì việc tìm kiếm càng gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, những bộ hợp đồng bản cứng này cũng sẽ đối diện với nguy cơ bị mối mọt, cháy hỏng … Với phần mềm hợp đồng điện tử, việc tìm kiếm sẽ chỉ mất vài giây và những nguy cơ trên sẽ được hóa giải. 3. Pháp luật có công nhận giá trị của phần mềm hay không? Khi áp dụng những phần mềm ký hợp đồng điện tử, chủ doanh nghiệp thường đặt ra câu hỏi về tính pháp lý và rủi ro bảo mật trong quá trình ký kết. Theo Điều 33 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11: Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này. Theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11: Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đối chiếu với hai điều luật trên, các loại hợp đồng được ký bởi phần mềm hợp đồng điện tử hoàn toàn đáp ứng được các điều kiện và có giá trị pháp lý tương tự như hợp đồng giấy. Ngoài ra, để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng điện tử, các điều kiện sau đây cũng cần được xem xét: – Các bên cung cấp đầy đủ chữ ký số. – Hợp đồng không bị chỉnh sửa kể từ khi đã hoàn thiện việc ký kết. – Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền theo đúng quy định. – Chữ ký số được cấp phép theo pháp luật và còn hiệu lực tại thời điểm ký. Về tính bảo mật thông tin dữ liệu trong quá trình ký hợp đồng, mỗi nhà cung cấp phần mềm sẽ có cấp độ bảo mật khác nhau. Để đảm bảo an toàn, các doanh nghiệp nên lựa chọn những nhà cung cấp có thương hiệu, uy tín hoặc được cơ quan có thẩm quyền công nhận. Nếu bạn đang cần tìm một phần mềm hợp đồng điện tử với chi phí hợp lý, Fast Software tự tin sẽ là ứng cử viên sáng giá cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể xem trước bảng giá tại: báo giá phần mềm hợp đồng điện tử Fast Software hoặc để lại thông tin trong biểu mẫu dưới đây. Bộ phận tư vấn của Fast Software liên hệ sớm nhất có thể. Fast Software Company Tầng 3, Tòa nhà CT1B, Khu VOV Mễ Trì, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội Tổng đài: (024) 7108-8288/ 8888-8288 Hỗ trợ ngoài giờ FAO, HĐĐT: (024) 7108-8288/ 8888-8288 (line 4) Phần mềm khác: 098-119-5590 Góp ý, phản ánh: 090-340-0131
